Gli OKR, dall’inglese Objectives and Key Results, sono un framework utilizzato per creare allineamento sugli obiettivi e sui risultati da raggiungere, sia a livello aziendale che a livello di team, fino al singolo individuo. Si deve la paternità degli OKR a Intel, per mano di Andy Grove.

Oggi molte aziende, tra le quali Google, Spotify, Facebook, Uber, Airbnb, per citarne alcune, utilizzano questo framework come parte dei loro processi aziendali.

Perché

Gli OKR sono l’approccio ideale per le aziende che lavorano con le metodologie agili. Per loro natura, gli OKR consentono un ciclo di definizione di obiettivi più rapido (non solo annuali, ma anche trimestrali, mensili e addirittura giornalieri !).

Gli OKR sono applicabili in vari contesti e funzionano molto bene anche come framework di crescita per l’individuo o l’organizzazione. Possono essere applicati a strategie, tattiche, progetti ma anche a singole attività.

Gli OKR non sono uno strumento di valutazione, piuttosto un metodo di allineamento. La persona e il team non vengono mai premiati in base ai risultati raggiunti e penalizzati per quelli non raggiunti. Gli OKR sono la bussola che conduce ai risultati e non un mezzo per definire i bonus.

In tale contesto, è normale che l’individuo sia predisposto ad alzare la famosa asticella e definire obiettivi ancora più ambiziosi.

Come funzionano gli OKR

In questo metodo di allineamento, gli obiettivi (Objectives) sono il “luogo”, o l’ambizione, che si vuole raggiungere, i risultati (Key Results) sono la direzione da seguire.

O = Obiettivi = sono la meta, l’ambizione che si vuole raggiungere

Rispondono alla domanda “Qual è la meta, l’ambizione che vogliamo raggiungere ?”

• Sono la meta, l’ambizione che si vuole raggiungere.
• Al massimo 5
• Sono qualitativi
• Devono avere una data di scadenza

KR = Key Results = Sono i Risultati Chiave necessari per raggiungere l’obiettivo, ottenuti attraverso una serie di attività.

Rispondono alla domanda “Quali sono i (massimo 5) Risultati Chiave da ottenere se vogliamo raggiungere l’Obiettivo ?”

• Devono essere quantitativi e quindi misurabili
• Se l’obiettivo non è raggiunto, non erano risultati “chiave”
• Evolvono con il procedere delle attività
• Una volta che sono stati tutti completati, necessariamente l’obiettivo è raggiunto
• Al massimo 5
• Si misurano in termini % (100% = risultato raggiunto)
• se non si è in grado di assegnare un numero ad un risultato, forse non vale neanche la pena prenderlo in considerazione.

Prendiamo come esempio il caso di un team. All’inizio di ciascun trimestre, l’intero team si riunisce insieme al proprio manager.

Si parte identificando assieme al massimo 5 Objectives (obiettivi), non di più altrimenti si rischia di essere dispersivi. Per ciascun obiettivo il team identifica al massimo 5 Key Results (risultati). Gli obiettivi sono qualitativi, i risultati quantitativi e quindi misurabili.

Regolarmente (ogni settimana, ogni 15 giorni, ad ogni sprint, ….) il team e il manager si ritrovano per valutare l’andamento degli OKR. Alcuni risultati saranno centrati al 100%, altri magari soltanto al 50%, alcuni magari non verranno raggiunti.

Non tutti gli obiettivi sono “accertabili” dal manager del team, che in molti casi è presente per creare allineamento all’interno dell’azienda e per aiutare il team nel processo di valutazione. Spesso, i risultati vengono valutati all’interno del team, individualmente o collettivamente (self-assessment). La domanda a cui rispondere, in questa fase è: che cosa abbiamo imparato?

Una volta terminata la fase di rivisitazione degli OKR se ne definiscono di nuovi per il trimestre successivo. Gli obiettivi non raggiunti possono essere rivisti, cambiati, o riproposti per l’iterazione successiva.

Nel caso qui sopra ho fatto l’esempio di un team, ma lo stesso procedimento si può adottare a livello personale, di dipartimento o in genere ad ogni livello dell’organizzazione.

Perché funzionano gli OKR

Vale la pena rimarcare che gli OKR non sono uno strumento di misurazione delle performance e per questo motivo non devono mai essere connessi ai bonus. Sono infatti uno strumento utilizzabile dal management per valutare se si sta seguendo una direzione comune.

A questo punto ti chiederai: se non c’è un sistema di premio/punizione, perché funzionano?

Abbiamo visto che gli OKR hanno alcune caratteristiche fondamentali. Essi sono:

• Ambiziosi: puntare alla luna con “Objectives” ambiziosi, mal che vada si è sempre arrivati in mezzo alle stelle (lo diceva sempre un tal Larry Page)
• SMART: i “Key Result” devono sempre essere Specifici (Specific), includere un numero (Measurable), Raggiungibili (Achievable), Realistici (Realistic) e con scadenza (Time-bound)
• Trasparenti: gli OKR devono essere visibili a chiunque all’interno dell’organizzazione e collegati agli obiettivi di business. Per questo si consiglia di scriverli su fogli e lasciarli sempre ben in vista.

A differenza dei metodi di valutazione tradizionali, dove gli obiettivi sono scelti al ribasso per evitare penalizzazioni, gli OKR incoraggiano il singolo o il gruppo a fissare mete ambiziose. L’ottica è il continuo miglioramento attraverso la condivisione degli OKR all’interno dell’organizzazione.

Se tutti gli OKR sono stati raggiunti al 100% molto probabilmente non si è stati abbastanza ambiziosi. Al contrario, se non sono stati pienamente raggiunti, c’è ancora qualcosa da imparare. Quel margine che ci separa dal pieno raggiungimento del Key Results è la nostra occasione di crescita.

Differenza tra KPI e OKR

La differenza tra KPI e OKR non è subito ovvia ma è sostanziale. Mentre i KPI misurano le performance e l’output di processi già in essere, gli OKR ci consentono di prendere in considerazione obiettivi futuri e grandi progetti. Ci permettono quindi di esplorare nuovi territori.

KPI e OKR non si escludono a vicenda. Grazie ai KPI siamo in grado di controllare le performance e identificare i problemi, con gli OKR abbiamo una bussola da utilizzare per migliorare i processi e risolvere i problemi. Ma anche, come abbiamo detto in precedenza, per promuovere il cambiamento.

Scarica il template degli OKR in Excel: https://gum.co/XKcEc